Thi Công Gian Hàng Hội Chợ: Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì?

Thi Công Gian Hàng Hội Chợ: Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì?

Một gian hàng hội chợ cần chuẩn bị khung và vách gian hàng, quầy kệ trưng bày, bàn ghế, bảng hiệu, hệ thống điện, đèn chiếu sáng, màn hình LED hoặc màn hình trình chiếu và các thiết bị phục vụ trưng bày, tiếp khách.

Tùy quy mô booth, mục đích tham gia và quy định của địa điểm tổ chức, doanh nghiệp có thể cần thêm kho chứa, khu vực tiếp khách riêng, backdrop, sàn nâng hoặc hệ thống âm thanh.

Một booth nhỏ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh thường không cần quá nhiều hạng mục. Quầy trưng bày, kệ sản phẩm, bảng tên, bàn ghế và ánh sáng cơ bản có thể đã đủ để vận hành.

Trong khi đó, doanh nghiệp tham gia triển lãm chuyên ngành thường cần một gian hàng hoàn chỉnh hơn để vừa nhận diện thương hiệu, trưng bày sản phẩm, tiếp khách, trình chiếu nội dung vừa có không gian trao đổi riêng.

Tại ProAVL, các hạng mục được tư vấn và kết hợp theo nhu cầu, từ booth nhỏ đến gian hàng doanh nghiệp.

Trước khi thi công gian hàng, cần chốt 6 thông tin

Không phải gian hàng nào cũng cần đầy đủ tất cả thiết bị. Điều quan trọng là xác định mục đích của booth trước, sau đó mới chọn hạng mục phù hợp.

Gian hàng hội chợ thường gồm những hạng mục nào?

Không phải booth nào cũng cần toàn bộ thiết bị dưới đây. Hạng mục thực tế sẽ phụ thuộc vào diện tích, sản phẩm và mục tiêu của từng chương trình.

Trong đó, kết cấu, điện và ánh sáng là những phần không nên chỉ tính sau khi thiết kế đã hoàn thành.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn treo một màn hình lớn, vị trí và trọng lượng của màn hình phải được tính vào phương án kết cấu ngay từ đầu. Tương tự, nếu có nhiều đèn, màn hình, laptop và thiết bị demo, hệ thống điện cũng cần được tính trước thay vì đến ngày setup mới tìm thêm ổ cắm.

Cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nên làm gian hàng khác nhau

Không phải khách hàng nào cũng cần một gian hàng được đầu tư giống nhau.

Với cá nhân, hộ kinh doanh hoặc thương hiệu nhỏ

Nếu đây là lần đầu tham gia hội chợ và diện tích booth không lớn, nên tập trung vào những thứ khách nhìn thấy và sử dụng trực tiếp:

Logo → sản phẩm → quầy/kệ → ánh sáng → khu vực tư vấn.

Không nhất thiết phải có màn hình LED, kết cấu cầu kỳ hay quá nhiều vật liệu trang trí.

Ví dụ, một thương hiệu mỹ phẩm có thể cần quầy trưng bày, gương, đèn và khu vực để khách thử sản phẩm. Một cửa hàng thực phẩm lại có thể cần nhiều diện tích hơn cho hàng hóa và quầy tư vấn.

Trong trường hợp này, khách hàng chỉ cần chuẩn bị logo, hình ảnh sản phẩm, kích thước booth, số người trực và ngân sách dự kiến. Đơn vị thi công có thể dựa vào đó để đưa ra phương án phù hợp.

Với doanh nghiệp và khách hàng B2B

Gian hàng thường đóng vai trò như một điểm tiếp xúc thương hiệu trong suốt triển lãm.

Ngoài việc trưng bày, doanh nghiệp có thể cần:

• Khu vực tiếp khách.

• Bàn họp hoặc bàn tư vấn.

• Màn hình trình chiếu.

• Kệ sản phẩm.

• Kho chứa tài liệu và vật tư.

• Khu vực demo.

• Hệ thống nhận diện thương hiệu.

• Không gian đủ riêng tư cho các cuộc trao đổi.

Với booth B2B, một thiết kế đẹp nhưng không có chỗ để khách ngồi trao đổi sẽ không giải quyết được nhiều vấn đề.

Ngược lại, cũng không nên biến gian hàng thành một phòng họp kín khiến khách đi ngang khó nhận ra sản phẩm. Thiết kế cần cân bằng giữa khả năng thu hút từ bên ngoài và sự thuận tiện khi làm việc bên trong.

Điện, ánh sáng và màn hình: những phần dễ phát sinh nếu tính quá muộn

Đây là nhóm hạng mục nên được tính ngay khi lên thiết kế.

Ánh sáng không chỉ để làm gian hàng sáng

Đèn có thể được sử dụng để chiếu trực tiếp vào sản phẩm, làm nổi logo hoặc tạo điểm nhấn cho một khu vực.

Một sản phẩm đặt dưới ánh sáng không phù hợp có thể trông khác màu, thiếu chi tiết hoặc không nổi bật dù bản thân sản phẩm không có vấn đề.

Vì vậy, khi bố trí đèn cần tính đến vị trí sản phẩm, hướng nhìn của khách và góc chiếu, thay vì chỉ đếm số lượng đèn.

Điện cần tính cả thiết bị vận hành

Ngoài đèn, một booth có thể sử dụng laptop, màn hình, bộ phát Wi-Fi, máy POS, thiết bị demo hoặc nhiều thiết bị khác.

Nếu chỉ tính nguồn điện cho hệ thống chiếu sáng, rất dễ phát sinh tình trạng thiếu ổ cắm hoặc phải kéo thêm dây trong lúc chương trình đã bắt đầu.

Màn hình có thực sự cần không?

Không phải gian hàng nào cũng cần LED.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần giới thiệu một vài sản phẩm, màn hình LCD hoặc thậm chí không cần màn hình có thể đã đủ.

LED phù hợp hơn khi doanh nghiệp có lượng nội dung hình ảnh lớn, cần trình chiếu video sản phẩm, dự án, dây chuyền sản xuất hoặc muốn tạo một điểm nhìn rõ từ khoảng cách xa.

Nếu sử dụng màn hình, cần tính luôn vị trí lắp đặt, kết cấu, nguồn điện, tín hiệu và nội dung trình chiếu.

Quy trình thi công gian hàng từ thiết kế đến bàn giao

Một gian hàng không bắt đầu được dựng lên khi xe chở vật tư tới triển lãm. Phần lớn công việc cần được chuẩn bị trước đó.

Những lỗi nên tránh khi làm gian hàng hội chợ

Một số vấn đề không nằm ở bản thiết kế nhưng lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và tiến độ.

Chốt thiết kế quá muộn: càng sát ngày triển lãm càng khó thay đổi vật liệu hoặc xử lý lại những hạng mục sản xuất.

Không kiểm tra quy định của ban tổ chức: mỗi địa điểm có thể có yêu cầu khác nhau về chiều cao, điện, kết cấu, thời gian setup và tháo dỡ.

Không tính khu vực lưu trữ: catalogue, hàng mẫu, thùng hàng và đồ cá nhân của nhân viên sẽ cần chỗ để. Nếu không tính trước, chúng thường bị nhét dưới quầy hoặc phía sau booth.

Đưa màn hình vào thiết kế sau cùng: màn hình ảnh hưởng đến kết cấu, điện và bố trí không gian nên không nên xem là một thiết bị “thêm vào sau”.

Báo giá không rõ phạm vi công việc: cần xác định rõ báo giá đã bao gồm thiết kế, sản xuất, vận chuyển, lắp đặt, thiết bị, tháo dỡ hay chưa.

Chỉ tập trung vào hình ảnh: một booth đẹp nhưng lối đi chật, thiếu chỗ ngồi hoặc sản phẩm bị che sẽ khó phục vụ mục tiêu bán hàng và tiếp khách.

Trước khi gửi yêu cầu báo giá, khách hàng chỉ cần chuẩn bị:

• Diện tích và vị trí gian hàng.

• Thời gian, địa điểm tổ chức.

• Logo và nhận diện thương hiệu.

• Hình ảnh hoặc danh sách sản phẩm.

• Số lượng nhân sự.

• Các hạng mục mong muốn.

• Ngân sách dự kiến nếu đã xác định.

Từ những thông tin này, đơn vị thi công có thể xác định phương án phù hợp hơn thay vì chỉ báo một mức giá chung cho “gian hàng hội chợ”.

ProAVL hỗ trợ thi công gian hàng theo nhu cầu thực tế

Tùy quy mô chương trình, ProAVL có thể phối hợp các hạng mục phục vụ gian hàng như kết cấu, quầy kệ, bàn ghế, ánh sáng, màn hình và thiết bị sự kiện.

Với booth nhỏ, phương án có thể tập trung vào những hạng mục cần thiết để kiểm soát chi phí. Với doanh nghiệp tham gia triển lãm, phương án có thể được xây dựng theo mặt bằng, nhận diện thương hiệu, khu vực tiếp khách và nhu cầu trình chiếu.

Để bắt đầu, khách hàng có thể cung cấp diện tích gian hàng, vị trí, thời gian, địa điểm và những hạng mục mong muốn. Từ đó, phương án thi công và báo giá sẽ được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế thay vì một mẫu gian hàng cố định.

ProAVL – Giải pháp thiết bị sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM

[NHẬN BÁO GIÁ TRỌN GÓI NGAY]

Chi Nhánh TP HCM: 0913.222.075

Trụ sở TP. HCM: 184/20A Lê Đình Cẩn, Khu phố 6, Phường Tân Tạo, Thành phố Hồ Chí Minh

Xem thêm mạng lưới chi nhánh ProAVL gần nơi bạn nhất