Cần Lưu Ý Gì Khi Tổ Chức Tiệc Trên Bãi Biển

Tổ Chức Sự Kiện Trên Bãi Biển Cần Chuẩn Bị Gì?

Tổ chức sự kiện trên bãi biển có những đặc thù kỹ thuật khác biệt so với sự kiện trong nhà. Nền cát không ổn định, nguồn điện không có sẵn, gió biển thường xuyên và hơi muối ảnh hưởng đến thiết bị điện tử. Đây là những yếu tố mà nếu không được tính đến từ đầu, có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công, chất lượng chương trình và an toàn của toàn bộ sự kiện.

Bài viết này tổng hợp những hạng mục cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện trên bãi biển, dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế tại các khu vực ven biển miền Trung.

1. Khảo sát mặt bằng – bước không thể bỏ qua

Với sự kiện trong nhà, các thông số về mặt bằng thường đã có sẵn: diện tích, chiều cao trần, vị trí ổ điện, tải trọng sàn. Với bãi biển, những thông số đó không tồn tại. Mọi thứ phải được xác định bằng khảo sát thực tế.

Một cuộc khảo sát mặt bằng cho sự kiện bãi biển cần xác định:

• Nền đất: Vị trí dự kiến đặt sân khấu, nhà bạt và khu vực kỹ thuật có nền đủ chắc không. Nền cát có đặc tính khác với nền bê tông hoặc đất nện, và không đồng nhất giữa các vị trí trên cùng một bãi biển.

• Hướng gió: Hướng gió tại địa điểm vào thời điểm tổ chức ảnh hưởng đến vị trí đặt sân khấu, hướng loa và phương án cố định kết cấu.

• Triều cường: Với các vị trí gần mép nước, cần xác định mức triều cường cao nhất trong ngày để tránh ngập khu vực sân khấu hoặc thiết bị.

• Đường vận chuyển: Đường di chuyển thiết bị từ điểm tập kết đến vị trí lắp đặt. Trên cát mềm, xe nâng không hoạt động được, cần phương án vận chuyển thủ công hoặc đường tạm.

Ngoài ra, cần làm việc với đơn vị quản lý địa điểm (resort, khu du lịch, chính quyền địa phương) để nắm rõ giờ được phép thi công, quy định về âm thanh, quy định về phương tiện vận chuyển thiết bị, vị trí tập kết, nguồn điện có sẵn và các quy định về an toàn.

[NHẬN TƯ VẤN BÁO GIÁ TRỌN GÓI NGAY]

2. Nền cát và phương án cố định kết cấu

Nền cát được biết đến với khả năng chịu tải kém hơn nền bê tông hoặc đất nện. Tuy nhiên, vấn đề thực tế phức tạp hơn thế.

Thứ nhất, nền cát không đồng nhất. Cùng một bãi biển, khu vực gần mép nước có độ chặt thấp hơn khu vực cao hơn. Khu vực có mật độ cây hoặc đá ngầm bên dưới có thể có độ chặt khác với khu vực cát trống.

Thứ hai, nền cát thay đổi theo thời gian. Một vị trí có thể chắc vào mùa khô nhưng yếu hơn vào mùa mưa do mực nước ngầm dâng cao.

Thứ ba, việc thi công trên nền cát mất nhiều thời gian hơn so với nền cứng. Vận chuyển thiết bị bằng xe nâng không khả thi. Việc lắp ráp các module cần nhiều nhân công hơn và thời gian dài hơn.

Với các kết cấu chịu tải như sân khấu, nhà bạt và hệ thống treo thiết bị, phương án cố định trên nền cát thường bao gồm cọc neo đóng sâu, cáp giằng chéo và đôi khi là đối trọng bổ sung. Phương án cụ thể phụ thuộc vào điều kiện nền thực tế tại vị trí lắp đặt.

3. Nguồn điện – hạ tầng cần xây dựng từ đầu

Trên bãi biển, nguồn điện gần như không có sẵn. Toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và thiết bị vận hành đều cần được cấp điện từ máy phát hoặc kéo từ nguồn gần nhất.

Công suất cần thiết phụ thuộc vào quy mô chương trình. Với sự kiện 300 khách có sân khấu, âm thanh, ánh sáng và màn hình LED, công suất có thể dao động từ 30kW đến 60kW. Với các sự kiện lớn hơn, cần nhiều máy phát hoặc máy phát công suất lớn hơn.

Vấn đề không chỉ là công suất. Vị trí đặt máy phát cần được tính toán để tránh tiếng ồn ảnh hưởng đến khu vực tiệc. Dây điện cần được bảo vệ để tránh hư hỏng và đảm bảo an toàn cho khách tham dự. Trong môi trường ẩm và có nước biển, các thiết bị điện cần được đặt cách mặt cát một khoảng an toàn và có hệ thống bảo vệ.

4. Gió biển và tác động đến kết cấu, thiết bị

Gió biển tác động lên mọi hạng mục có diện tích bề mặt lớn. Mức độ tác động tỷ lệ thuận với diện tích cản gió, không phụ thuộc vào trọng lượng của vật thể.

Điều này có nghĩa là một tấm backdrop 8x4m — dù chỉ là vải — có thể tạo ra lực tác động lớn hơn một thiết bị kim loại nặng nhưng có tiết diện nhỏ. Trên bãi biển, bất kỳ bề mặt phẳng lớn nào cũng cần được tính toán như một yếu tố chịu lực, không chỉ là yếu tố trang trí.

Với màn hình LED, vấn đề còn phức tạp hơn. Màn hình LED ngoài trời thường được thiết kế để chịu được điều kiện thời tiết ở một mức độ nhất định, nhưng khi được gắn lên một kết cấu không đủ cứng, chính màn hình có thể bị rung lắc. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng hiển thị, tuổi thọ thiết bị và trong một số trường hợp, đến an toàn của kết cấu.

Về phía âm thanh, gió tạo ra tiếng ồn nền và có thể thổi lệch hướng phủ của loa. Với sự kiện ngoài trời, hệ thống loa line array thường được ưu tiên nhờ khả năng kiểm soát hướng phủ theo chiều dọc. Tuy nhiên, vị trí đặt loa vẫn cần được tính toán dựa trên hướng gió thực tế tại địa điểm, không chỉ dựa trên sơ đồ lý thuyết.

5. Hơi muối và bảo vệ thiết bị điện tử

Đây là yếu tố đặc thù của sự kiện ven biển mà các sự kiện trong đất liền không gặp phải. Hơi muối trong không khí biển có thể gây ăn mòn các tiếp điểm kim loại, đặc biệt là các connector và chân cắm của thiết bị điện tử.

Với màn hình LED, mixer âm thanh và thiết bị điều khiển ánh sáng, hơi muối có thể gây ra lỗi chập chờn hoặc hỏng hóc hoàn toàn nếu thiết bị không được bảo vệ đúng cách. Với các sự kiện kéo dài nhiều ngày trên bãi biển, cần có phương án bảo vệ thiết bị khi không hoạt động, và quy trình vệ sinh sau mỗi ngày.

Khung nhôm ít bị ảnh hưởng hơn khung sắt, nhưng vẫn cần được vệ sinh để loại bỏ muối bám. Với các đơn vị tổ chức sự kiện thường xuyên tại khu vực ven biển, đây là yếu tố cần được đưa vào quy trình bảo dưỡng định kỳ.

6. Sân khấu, màn hình LED và hệ thống âm thanh

Sân khấu

Sân khấu cần được thiết kế phù hợp với quy mô chương trình và điều kiện nền cát. Các yếu tố cần xác định bao gồm kích thước sân khấu, kết cấu chịu tải cho hệ thống treo thiết bị, phương án cố định xuống nền cát và lối lên xuống sân khấu.

Với nền cát, phương án cố định cần được tính toán riêng, không thể áp dụng phương án tiêu chuẩn cho nền bê tông.

Tìm hiểu thêm: Cho thuê sân khấu tại TPHCM – Sân khấu lắp ghép module, sân khấu tròn và thiết kế theo yêu cầu cho sự kiện ngoài trời.

Màn hình LED

Nếu chương trình có nội dung trình chiếu, màn hình LED là hạng mục cần chuẩn bị. Các yếu tố cần xác định bao gồm kích thước màn hình phù hợp với khoảng cách nhìn, độ sáng đủ để hiển thị rõ dưới ánh sáng mặt trời, khả năng chống nước và chống bụi cát, vị trí đặt màn hình và kết cấu treo đủ cứng để không bị rung lắc khi gió mạnh.

Tìm hiểu thêm: Cho thuê màn hình LED sự kiện tại TPHCM – Các loại LED P3, P3.91, P4 cho indoor và outdoor.

Hệ thống âm thanh

Hệ thống âm thanh cho sự kiện ngoài trời cần được tính toán dựa trên diện tích khu vực khán giả, số lượng khách, đặc thù chương trình và hướng gió tại địa điểm. Loa line array thường được sử dụng cho sự kiện ngoài trời quy mô lớn nhờ khả năng kiểm soát hướng phủ. Vị trí đặt loa cần tính đến hướng gió để đảm bảo âm thanh không bị thổi lệch.

Tìm hiểu thêm: Cho thuê âm thanh chuyên nghiệp tại TPHCM – Loa line array, mixer, micro không dây và kỹ thuật viên vận hành.

7. Ánh sáng và yếu tố tự nhiên

Sự kiện bãi biển có lợi thế về ánh sáng tự nhiên, đặc biệt là khung giờ sunset. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức về mặt kỹ thuật vì ánh sáng thay đổi liên tục từ sáng đến tối.

Vào ban ngày, ánh sáng mặt trời rất mạnh, khiến các hiệu ứng ánh sáng sân khấu gần như không nhìn thấy. Các sự kiện bắt đầu từ chiều thường chọn khung giờ sunset cho phần nghi lễ chính để tận dụng ánh sáng tự nhiên. Khi mặt trời lặn, hệ thống ánh sáng nhân tạo cần được bật lên một cách mượt mà, không đột ngột.

Điều này đòi hỏi một kịch bản ánh sáng chi tiết theo timeline của chương trình, và việc chạy thử vào đúng khung giờ diễn ra để đảm bảo hiệu ứng mong muốn.

Tìm hiểu thêm: Cho thuê ánh sáng sân khấu – Đèn Par LED, Moving Head, Follow Spot và thiết bị điều khiển ánh sáng.

8. Nhà bạt – phương án dự phòng thời tiết

Với sự kiện bãi biển, nhà bạt không chỉ là giải pháp thẩm mỹ mà còn là phương án dự phòng thời tiết. Mưa trên bãi biển có thể đến nhanh và bất ngờ, đặc biệt vào mùa mưa.

Các khu vực cần được che chắn bao gồm backstage, khu vực kỹ thuật, khu vực check-in và khu vực chờ của nghệ sĩ. Với khu vực khán giả, tùy theo chương trình, có thể cần mái che một phần để tránh nắng trong khung giờ ban ngày.

Nhà bạt không gian với khung nhôm hoặc thép mạ kẽm là lựa chọn phổ biến cho sự kiện bãi biển nhờ khả năng chịu gió tốt và lắp dựng nhanh. Tuy nhiên, phương án cố định xuống nền cát cần được tính riêng, khác hoàn toàn so với lắp trên nền bê tông.

Tìm hiểu thêm: Cho thuê nhà bạt không gian sự kiện – Nhà bạt sự kiện, nhà bạt không gian với đa dạng khẩu độ cho sự kiện ngoài trời.

9. Timeline thi công và vận hành

Với sự kiện trên bãi biển, timeline thi công cần được tính toán với buffer nhiều hơn so với sự kiện trong nhà. Việc vận chuyển và lắp đặt trên nền cát mất nhiều thời gian hơn.

Timeline cần xác định rõ thời gian vận chuyển thiết bị, thời gian lắp đặt sân khấu và nhà bạt, thời gian lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thời gian chạy thử và thời gian buffer cho các tình huống phát sinh.

Về vận hành, cần xác định rõ nhân sự cho các vị trí: kỹ thuật viên âm thanh, kỹ thuật viên ánh sáng, kỹ thuật viên màn hình LED, kỹ thuật viên điện, điều phối viên sân khấu và nhân sự hỗ trợ. Với sự kiện ngoài trời, nên có người phụ trách theo dõi thời tiết và đưa ra quyết định khi cần.

10. Liên hệ tư vấn

Nếu đơn vị đang chuẩn bị tổ chức sự kiện trên bãi biển tại Nha Trang, Cam Ranh hoặc các khu vực ven biển miền Trung, ProAVL cung cấp giải pháp sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và nhà bạt cho sự kiện ngoài trời.

Chúng tôi khảo sát thực tế tại địa điểm trước khi đề xuất phương án, nhằm đảm bảo các hạng mục kỹ thuật được tính toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng dự án.

ProAVL – Giải pháp sân khấu sự kiện chuyên nghiệp tại Nha Trang

[NHẬN BÁO GIÁ TRỌN GÓI NGAY]

Chi Nhánh Nha Trang : 0913.222.075

Trụ sở TP. HCM: 184/20A Lê Đình Cẩn, Khu phố 6, Phường Tân Tạo, Thành phố Hồ Chí Minh

Trụ sở Nha Trang : 33 Núi Một, Phường Nha Trang, Khánh Hòa

Xem thêm mạng lưới chi nhánh ProAVL gần nơi bạn nhất